Электронный первичный документ

ЭЛЕКТРОННЫЙ ПЕРВИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА СОСТАВЛЕННЫЙ В СООТВЕТСТВИИ С ТРЕБОВАНИЯМИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ИМЕЕТ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ

Главное управление Миндоходов в г. Киеве рассмотрело вопрос касательно юридической силы первичного электронного документа, и в письме от 03.02.2014 г. № 1001/10/26-15-11-01-08 «Про юридическую силу первичного документа, составленного в электронном виде» дает разъяснение.

В соответствии с п. 135.2 ст. 135 и п. 138.2 ст. 138 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755- VI доходы/расходы, которые учитываются для определения объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих получение налогоплательщиком доходов/осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и других документов, установленных разделом II Кодекса.

Миндоходов, опираясь на закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» сообщает, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажном или электронном варианте и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

·         название документа (формы);

·         дату и место составления;

·         название предприятия, от имени которого составлен документ;

·         содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

·         должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

·         личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Важно заметить, что первичные документы в электронном виде имеют юридическую силу, если они составлены по всем требованиям законодательства об электронных документах и электронном документообороте – п. 2.3. приказа Минфина от 24.05.95 г. № 88 «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете». 

Обращаясь к Закону Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851- IV мы получим подтверждение того, что электронный первичный документ  имеет юридическую силу. Закон содержит следующую информацию:

·         электронный документ – это документ, информация в котором содержится в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа -  статья 5 Закона № 851; 

·         электронный документ, который содержит все необходимые реквизиты и ЭЦП уполномоченного лица, считается оригиналом – статья 7 Закона № 851. В этой же статье сказано, что бумажный документ является визуальным отображением электронного документа, и может использоваться только как копия электронного документа;

·         юридическая сила электронного документа не может отрицаться из-за того, что он составлен в электронном виде – статья 8 Закона № 851.

Согласно ст. 3 Закона Украины от 22.05.2003 г. № 852- IV «Об электронной цифровой подписи» ЭЦП считается аналогом собственноручной подписи уполномоченного лица или «мокрой» печати, если во время подписания электронного документа соблюдены все необходимые условия:

·         электронная цифровая подпись подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;

·         во время проверки использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения электронной цифровой подписи;

·         личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.

Порядок засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени утвержден постановлением Кабмина от 26.05.2004 г. № 680.

Стоит отметить, что согласно п. 6 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» по требованию контрагентов или контролирующих органов, участник хозяйственных операций, ведущий учет в электронном виде, должен предоставить бумажные копии электронных документов.

Учитывая вышесказанное делаем выводы: электронный первичный документ, который составлен согласно законодательству и подписан электронной цифровой подписью имеет такую же юридическую силу как и бумажный документ. Электронный первичный документ (счет, акт или налоговая накладная) может быть отправлен контрагенту в электронном виде, а в случае проверки контролирующим органом  уполномоченному лицу может быть предоставлена база электронных документов.